Sfaturi pentru pregatirea unui audit financiar

Pentru afacerile aflate la inceput de drum, auditul financiar este una dintre cele mai mari provocari. In acelasi timp, acesta aduce o noua perspectiva asupra pozitiei in care se afla compania si asupra modului in care aceasta se poate organiza din punct de vedere financiar pentru o dezvoltare rapida si sanatoasa. In materie de audit si contabilitate, cele mai bune sfaturi sunt acelea care urmaresc o logica elementara a unei bune organizari, comunicari si a mentinerii la zi a tuturor documentelor necesare prin respectarea calandarului fiscal. Respectarea regulilor de baza, incheierea bilanturilor lunare si colaborarea cu specialisti de top in domeniile de audit si contabilitate sunt de maxima importanta, in mod special intr-o companie nou infiintata.

Pe plan de contabilitate, pentru pregatirea unui audit financiar se pot urma o serie de sfaturi simple de catre patroni si contabili sau de catre firma de contabilitate cu care acestea lucreaza:

1. O buna organizare si un plan pe termen lung sunt cheia succesului - aspiratiile si planurile pe termen lung ale afacerii, indiferent daca aceasta se afla la inceput de drum, trebuie sa fie foarte clar evidentiate si comunicate intregii echipe, inclusiv contabilului sau firmei de contabilitate cu care se lucreaza in vederea realizarii finantelor in concordanta.

2. Activele fixe trebuie inregistrate cu atentie - urmarirea acestora poate fi dificila pentru multe companii fara ajutorul unui software special creat in acest scop. Aplicatii de genul unor foi de calcul Excel sunt in mod special utile pentru calcularea taxelor si serviciilor implicate in procesul de achizitionare al activelor fixe.

3. Mentinerea unei documentatii in format digital - documentele fizice pot pune probleme in momentul in care este nevoie de un anumit document intr-un timp cat mai scurt. Stocarea digitala a unor documente precum transferurile bancare ce nu sunt disponibile online decat pentru o perioada scurta de timp este intotdeauna o idee inteleapta.

4. Orele concediilor platite trebuie sa fie urmarite in evidente - chiar daca orice tip de concediu platit este inregistrat de departamentul de resurse umane in functie de perioada (ore, zile), ele trebuie sa apara in bilantul financiar in functie de sumele cheltuite.

5. Valoarea unui contract de leasing trebuie dispersata in mod egal pe perioada de timp pe care acesta este valabil - astfel, in cazul in care compania beneficiaza de cateva luni de amanare a platii, din punct de vedere al contabilitatii suma trebuie recalculata pentru a respecta acest principiu.

In ceea ce priveste auditul intern, patronii trebuie sa puna accent pe organizare. Pe plan intern, cele mai valoroase sfaturi tin de modul in care se comunica atat cu echipa de audit, cat si cu personalul companiei supus auditului.

Inainte de auditul in sine se recomanda desfasurarea unei sedinte deschise cu personalul ce urmeaza sa fie supus auditului in care sa se discute obiectivul auditului si o sedinta separata cu auditorii in care se discuta modul de actiune, planul de audit si domeniul in care acesta se aplica. In audit si contabilitate se incurajeaza transparenta, onestitatea, flexibilitatea, raspunsurile cat mai clare si directe din partea personalului vizat. Personalul companiei trebuie implicat in permanenta in activitatile de audit pentru a crea un sentiment de unitate in scopul atingerii obiectivelor principale ale companiei.