Skip to Content

Horoscop Zilnic Actualizat

Berbec Gemeni Leu Balanta Sagetator Varsator Taur Rac Fecioara Scorpion Capricorn Pesti

Organizarea arhivei - unul din secretele bunului mers al firmei tale

Nu de putine ori, firmelor le e neclar ce documente trebuie sa pastreze in arhiva, iar uneori neglijeaza si amana partea de arhivare, desi e esentiala pentru bunul mers al afacerii. Stim cu totii ca documentele unei firme sunt deosebite de importante, iar pierderea unui act poate provoca adevarate dezastre financiare si juridice.

Activitatea de arhivare s-a simplificat mult in ultimii ani, inclusiv in Romania, prin aparitia unor firme specializate. Cei care presteaza servicii de arhivare se pot ocupa de la A la Z de toate etapele pe care le implica acest proces, de la organizarea documentelor pe categorii, cronologic si tematic, la transport si pastrare in locuri speciale si sigure. Conditiile in care sunt tinute documentele arhivate sunt deosebit de importante, tinand cont ca unele au termen-limita de pastrare si de 50 de ani, cum e cazul statelor de salarii. Deci trebuie ferite de umezeala, praf si securizate contra incendiilor, inundatiilor sau altor cataclisme. Asemenea conditii pot fi oferite numai firmele specializate.

Arhivarea si termenele de pastrare a documentelor financiar-contabile

Practic, aproape toate persoanele juridice au obligatia sa pastreze arhive cu documentele financiar-contabile, fie ca e vorba de societati comerciale, companii nationale, regii autonome, institute de cercetare, ori societati cooperatiste. Documentele financiar-contabile pot fi pastrate in forma originala, pe hartie, sau in format electronic.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

De ce trebuie arhivate documentele

Dupa cum explica Arhivatorul.ro, documentele pe care nu le mai folositi in mod frecvent trebuie pastrate in mod organizat, astfel incat:

  • sa nu fie pierdute/ratacite;
  • sa aiba acces la ele doar persoanele care au dreptul;
  • accesul la orice document din arhiva, dintr-o anumita perioada, sa fie rapid;
  • in cazul unor controale sau audituri, sa puteti sti exact de unde sa luati respectivele acte de care aveti nevoie pentru a prezenta documentele la inspectie;
  • sa puteti face dovada tuturor activitatilor/operatiunilor efectuate intr-o anumita perioada din trecut;
  • sa poata fi folosite drept probe in justitie, daca e cazul.

Arhiva pe hartie sau arhiva electronica?

In era digitalizarii, arhiva fizica (pe hartie) ramane totusi cea mai sigura, apreciaza specialistii in arhivistica. Asta pentru ca exista o serie de riscuri in ceea ce priveste stocarea digitala: atac cibernetic, compromiterea fisierelor, furtul de date, defectiuni de software sau de hardware, intreruperi ale curentului electric.

Si arhiva pe hartie prezinta unele riscuri, dar amenintarile par mai mici si mai usor de evitat, in cazul in care persoanele juridice apeleaza la firme specializate. Arhivele pe hartie pot fi deteriorate de conditiile climatice si de mediu – temperatura, umezeala, microorganisme etc – sau de incendii ori inundatii si alte dezastre naturale. De aceea, pastrarea documentelor pe care nu le mai folosim trebuie sa se faca in locuri special amenajate si sa fie in grija firmelor care asigura servicii de arhivare, care pot oferi si toate conditiile pastrarii corespunzatoare a documentelor.

Arhiva trebuie periodic actualizata, in sensul ca documentele care au iesit din termenul limita in care trebuie pastrate vor fi scoase si distruse. Si pentru distrugerea lor exista firme specializate, care asigura confidentialitatea pe parcursul intregii operatiuni.

Categorie: 

Articole asemanatoare

Interviu cu Billie Joe

In editia din aceasta saptamana a revistei Kerrang! fanii rock-ului vor putea citi in exclusivitate un interviu cu solistul trupei Green Day, unul dintre cele mai mari si importante staruri rock.

Iata o parte din interviu:

CARE ESTE...

OST MOUNTAIN FEST - Busteni

Prima editie a Festivalului International de Muzica Rock – OST MOUNTAIN FEST va avea loc in perioada 6-8 august 2010 la Poiana Mare din Busteni.

La festival vor fi prezente in jur de 15 formatii din Germania, Spania, Croatia, Portugalia, B...

Sanatate si nutritie, alimente care te intineresc

Sanatate si nutritie, alimente care te intineresc, alimente care te mentine tanar si in forma, alimente ce au un rol de a preveni imbatranirea cat si mentinerea tonusului sanatatii.

IAURTUL
Bogat in vitamina B, saruri de calci...

Retete sau diete de slabit

Retete sau diete de slabit, Vreti sa slabiti? si ideea unui timp indelungat de lipsuri te descurajaza. Eu am gasit reteta care m-a ajutat si vreau sa spun si aici. Asa incepe orice poveste frumoasa de genul asta. Ei bine, din pacate nu-i mereu asa...

Hayley Williams, topless pe Twiter

Contul de Twitter a lui Hayley Williams a fost spart iar faptasul a uploadat o poza topless cu solista grupului Paramore.
Desi avocatii acesteia au petrecut intreaga noapte incercand sa stearga poza si sa afle cine este faptasul, tot ce au p...

Viata e un rol - interpretat de Jean Constantin

Ultima melodie interpretata de marele actor Jean Constantin este melodia "Teatrul este Gol, viata e un rol Fir ar mama ei de viata" in emisiunea Happy Hour de la Pro TV. o melodie ce a pus un pic pe ganduri toti invitatii la emisiune, Sebas...

Romania – locul 3 la Eurovision

Felicitari Romaniei, sau mai degraba Paulei Seling si lui Vio, care au reusit sa se claseze pe ultimul loc de pe podium cu melodia Play with fire.
Castigatoare a fost Germania, cu melodia Satellite, cantata de Lena.Aceasta a castigat cu un p...